Rapportage automatiseren

Exporteren uit het ene systeem, exporteren uit het andere, alles in een spreadsheet plakken, datumnotaties rechttrekken, controleren of de totalen kloppen met vorige maand, en dan de opmaak weer goedzetten. Volgende maand opnieuw, op dezelfde manier.

Het vervelende is dat dit werk niet moeilijk is. Het is alleen precies, en het moet elke keer af op een moment dat er ook andere dingen af moeten.

• Gegevens ophalen uit je systemen op een vast moment, zonder dat iemand ergens op export hoeft te klikken.
• Ze samenvoegen tot één overzicht, elke keer op dezelfde manier en met dezelfde definities.
• De berekeningen doen die nu met de hand in een spreadsheet staan, inclusief de vergelijking met vorige periode.
• Het overzicht klaarzetten of rondsturen naar wie het moet zien.
• Melden wanneer een cijfer buiten de bandbreedte valt, zodat je het hoort op de dag dat het gebeurt en niet aan het eind van de maand.

Systemen die uit te lezen zijn. De meeste moderne pakketten hebben een koppeling; oudere soms alleen een export. Beide werken, maar het verschil bepaalt hoeveel er te bouwen valt.

Belangrijker is dat je het eens bent over de definities. Wat telt als een klant, vanaf welk moment is een order omzet, hoort een creditnota in de maand van de factuur of in de maand van de correctie. Zolang twee afdelingen daar verschillend over denken, automatiseer je een discussie in plaats van een rapport.

Het interpreteert niets. Een werkstroom kan zien dat de omzet dertien procent lager ligt dan vorige maand en dat melden; hij weet niet dat er een feestdag in zat en dat de grootste klant zijn bestelling een week heeft opgeschoven. Dat blijft het gesprek waar het rapport voor bedoeld is.

En het maakt cijfers niet betrouwbaarder dan de bron. Klopt de invoer niet, dan klopt het overzicht ook niet, alleen wel sneller en met meer zelfvertrouwen.