Documentverwerking automatiseren

Bonnen, pakbonnen, facturen van leveranciers, ingevulde formulieren, contracten. Ze komen binnen via de mail, een portaal of de post, en bijna altijd doet er daarna een mens hetzelfde: openen, lezen, de paar velden eruit halen die ertoe doen, en die ergens anders intypen.

Daarna moet het document nog ergens heen. Dat gaat vaak net iets anders dan de vorige keer, en dat merk je pas een half jaar later, als iemand het probeert terug te vinden.

• Herkennen wat voor document binnenkomt, en van welke leverancier of klant het is.
• De velden eruit halen die je nodig hebt: bedrag, datum, nummer, btw, regels op een bon.
• Die velden in het juiste systeem zetten, zonder tussenstop in een spreadsheet.
• Archiveren op een vaste plek met een naam die elke keer op dezelfde manier is opgebouwd, zodat terugzoeken werkt.
• Melden wanneer iets niet leesbaar is of afwijkt van wat er verwacht werd, in plaats van het stilletjes verkeerd invoeren.

Documenten die digitaal binnenkomen. Een pdf of een scan is prima; een telefoonfoto van een verkreukelde bon op een donkere balie is de grens waar het onbetrouwbaar wordt, en dat is eerder een afspraak met je mensen dan een technisch probleem.

En een besluit over wat “goed ingevoerd” betekent: welke velden verplicht zijn, welk formaat een datum heeft, wat er moet gebeuren als het bedrag op de bon niet klopt met de order. Dat zijn keuzes die nu per persoon verschillen en die je één keer maakt.

Het begrijpt geen contracten. Het kan er data en partijen uit halen en die vastleggen, maar of een clausule acceptabel is, is een oordeel en hoort bij iemand die daarover mag beslissen.

En het raadt niet. Bij twijfel moet het melden in plaats van gokken, en dat betekent dat er een klein bakje blijft bestaan met documenten waar iemand even naar moet kijken. Dat bakje is het bewijs dat het goed staat afgesteld, niet dat het niet werkt.