Data-invoer automatiseren

Exporteren uit het ene pakket, openen in een spreadsheet, kolommen goedzetten, importeren in het andere. Of, vaker nog, gewoon naast elkaar op twee schermen en overtypen.

Daarna komt het duurste deel: de fouten. Eén cijfer verkeerd in een rekeningnummer of een adres, en het kost een veelvoud van de tijd om te ontdekken waar het misging. Dit is het werk waar mensen het minst goed in zijn en machines het best.

• Gegevens van het ene systeem naar het andere brengen, op het moment dat ze veranderen of op een vast tijdstip.
• Velden omzetten naar het formaat dat het doelsysteem verwacht: datums, valuta, landcodes, telefoonnummers.
• Dubbelen herkennen voordat ze ontstaan, in plaats van ze later opsporen.
• Melden wanneer iets niet past of ontbreekt, in plaats van het half doorzetten en verder gaan.
• Een spoor bijhouden van wat wanneer is overgezet, zodat je bij een verschil kunt terugkijken in plaats van gokken.

Systemen die uit te lezen zijn. De meeste moderne pakketten hebben een koppeling, oudere vaak alleen een export. Allebei werkt; het verschil zit in hoe vaak het kan en hoeveel er omheen gebouwd moet worden.

Belangrijker is een besluit dat niets met techniek te maken heeft: welk systeem bevat de waarheid. Twee systemen waarin allebei gewijzigd mag worden, is de bron van bijna elk synchronisatieprobleem dat er bestaat. Kies er één, en laat de rest volgen.

Het maakt slechte gegevens niet goed. Een verkeerd adres blijft een verkeerd adres, alleen staat het daarna op twee plekken en ziet het er een stuk officiëler uit.

En het beslist niet bij een conflict. Als dezelfde klant in twee systemen een ander telefoonnummer heeft en ze zijn allebei vorige week gewijzigd, dan is er iemand nodig die weet welke klopt. Wat het wel doet, is dat verschil zichtbaar maken op de dag dat het ontstaat.