Hoe werkt de automatiseringsscan?

Een automatiseringsscan is een korte inventarisatie die schat hoeveel tijd en geld je bespaart als je terugkerend handmatig werk laat overnemen. Het is geen audit en geen adviestraject: je vult zelf in hoe je nu werkt en krijgt daar direct een orde van grootte bij terug.

Veel bureaus gebruiken de term voor een gesprek van een dagdeel met een rapport achteraf. Deze scan is het tegenovergestelde daarvan. Hij duurt ongeveer twee minuten, vraagt geen account en geeft de rekenmethode gewoon prijs, zodat je de uitkomst kunt controleren in plaats van hem te moeten geloven.

De scan vraagt vier dingen, en elk antwoord heeft een rol in de som.

• Welke taken kosten tijd. Je kiest uit zeven taakgebieden. Dit bepaalt niet alleen waar het over gaat, het bepaalt ook het percentage: elk gebied heeft een eigen automatiseringsgraad, en de scan rekent met het gemiddelde van wat je aanvinkt. Data-invoer trekt de uitkomst omhoog, klantenservice omlaag.
• Hoe groot je team is. Het aantal mensen dat dit werk doet, niet je hele personeelsbestand.
• Hoeveel uur per week het kost. Gemiddeld, per persoon. Dit is de vraag waar mensen het vaakst te laag op inschatten, omdat versnipperd werk niet aanvoelt als uren.
• Wat een uur kost. Bruto, inclusief werkgeverslasten. Dit zet de tijdwinst om in geld en verder niets.

Elk taakgebied heeft een eigen automatiseringsgraad. Hoe mechanischer het werk, hoe hoger: bij data-invoer is nauwelijks een oordeel nodig, bij klantenservice bijna altijd. Dit zijn ze alle zeven.

De scan verdeelt je handmatige uren gelijk over de gebieden die je aanvinkt en rekent per gebied met zijn eigen percentage. Het gemiddelde daarvan is de factor die je op je resultaat ziet staan. Vink je niets aan, dan geldt het gemiddelde over alle zeven: 70%.

Dat het gelijk verdeeld wordt is een aanname, en het is de enige die er in zit. Het eerlijke alternatief is per taakgebied naar uren vragen, en dat maakt van één vraag er zeven.

Stel: een team van 5 mensen, elk ongeveer 8 uur per week bezig met facturatie en rapportage, tegen € 35 per uur.

Meer zit er niet achter. Geen aannames over je branche, geen cijfers van andere bedrijven, geen model dat je niet kunt controleren. Een jaar telt 46 werkbare weken in plaats van 52 — vakantie en verlof eruit — en een maand is daar een twaalfde van. Dat zijn de laatste verborgen constantes die er zijn.

• De geschatte tijdwinst per maand en per jaar, in uren.
• Dezelfde winst in euro's, tegen het tarief dat je zelf hebt opgegeven.
• De berekening erbij, zodat je ziet welk percentage op welke uren is toegepast.

Je resultaat komt op het scherm en gaat naar het e-mailadres dat je invult. Dat adres is het enige dat de scan van je vraagt.

Het is geen offerte en geen belofte. De scan kent je systemen niet, weet niet hoe je processen in elkaar zitten en kan niet zien welk deel van dat handmatige werk in jouw geval echt weg kan. Hij rekent met vaste percentages op cijfers die jij aanlevert.

Wat er in jouw situatie haalbaar is, hangt af van dingen die geen formulier kan uitvragen: welke software je gebruikt, of de regels ergens staan opgeschreven, en hoeveel uitzonderingen er in de praktijk zijn. Dat is een gesprek, en de uitkomst daarvan kan hoger of lager liggen dan wat de scan laat zien.

Niets, tenzij je dat wilt. Je krijgt je resultaat en daarmee is de scan klaar. Tips van WerkstroomAI krijg je alleen als je het vakje bij de e-mailstap zelf aanvinkt, en uitschrijven kan met één klik.

Wil je wel verder, dan is de logische volgende stap een gesprek waarin iemand naar je processen kijkt en de schatting vervangt door iets dat op jouw situatie slaat.