Planning automatiseren

In het heen en weer. Drie data voorstellen, wachten, er past er geen een, drie nieuwe voorstellen. Agenda's naast elkaar leggen om te zien wie er tegelijk kan. Bevestigen. Een dag van tevoren nog even herinneren, omdat mensen anders niet komen opdagen.

En dan de afzegging. Die kost het meest, want daarmee begint alles opnieuw, en moet ook iedereen die het al wist het weer weten.

• Beschikbaarheid laten zien en de ander zelf laten kiezen, in plaats van voorstellen over en weer sturen.
• Bevestigen, met de afspraak meteen in ieders agenda.
• Herinneren op de momenten die jij kiest, in plaats van wanneer iemand eraan denkt.
• Roosters vullen volgens regels die je opschrijft: wie mag welk werk doen, hoeveel tijd er tussen twee afspraken hoort, hoe lang iemand achter elkaar kan.
• Bij een afzegging de plek vrijgeven, de betrokkenen informeren en de vrijgekomen tijd aanbieden aan wie op de wachtlijst staat.

Agenda's die digitaal zijn en die kloppen. Een planning die voor de helft in een agenda staat en voor de helft in het hoofd van degene die hem maakt, is niet over te dragen. Dat is geen kleine horde: bij veel bedrijven is dit het echte project, en de automatisering erna is het makkelijke deel.

En regels die je kunt opschrijven. Hoeveel reistijd zit er tussen twee klussen, mag deze klant dubbel geboekt worden, wie is er eerstverantwoordelijk. Kun je dat opschrijven, dan kan het gepland worden.

Prioriteren. Twee spoedklussen op hetzelfde moment is een keuze over welke klant je laat wachten, en dat is een besluit met een reden erachter die geen rooster kent.

En het lost geen capaciteitstekort op. Een strakker gevulde agenda is niet hetzelfde als meer mensen, en een planning die perfect sluit klapt om zodra er één ding uitloopt. De ruimte die je erin laat, laat je bewust.