Facturatie automatiseren

Bij de meeste bedrijven zit de tijd niet in het maken van één factuur. Die zit in alles eromheen: gegevens overtypen uit een offerte of een urenregistratie, controleren of het klopt, versturen, bijhouden wie wel en niet betaald heeft, en herinneren wie dat niet deed.

Het is werk dat weinig aandacht vraagt en veel momenten. Precies daarom valt het zo slecht op hoeveel het bij elkaar kost, en precies daarom vraagt de scan je om het een keer op te tellen.

• Facturen opstellen uit gegevens die al ergens staan: een urenregistratie, een order, een offerte of een abonnement.
• Versturen op een vast moment, naar het juiste adres, met de betaaltermijn die bij die klant hoort.
• Bijhouden wat betaald is en wat niet, door de facturen naast de bankmutaties te leggen.
• Herinneringen sturen volgens jouw schema en in jouw toon, zodat de eerste aanmaning niet afhangt van of iemand eraan dacht.
• De boekhouding voeden, zodat niemand aan het eind van de maand dezelfde gegevens nog een keer invoert.

Twee dingen. De gegevens moeten ergens digitaal staan. Een factuurproces dat begint bij een handgeschreven briefje is eerst een registratievraag en pas daarna een automatiseringsvraag.

En je facturatie moet regels volgen die iemand kan opschrijven. Kan een collega precies uitleggen wanneer welk tarief geldt, wie welke korting krijgt en wanneer er een herinnering uitgaat, dan is het te bouwen. Is het antwoord “dat weet Karin”, dan is dat eerst een gesprek waard. Dat is geen obstakel, maar het is wel de volgorde.

Het beoordeelt geen uitzonderingen. Een klant die belt over een factuur, een afwijkende afspraak of een creditnota met een verhaal erachter blijft werk voor iemand die kan besluiten. Automatisering haalt de herhaling weg, niet het oordeel.

En het repareert geen administratie die niet klopt. Staan de tarieven op drie plekken verschillend, dan verstuurt een werkstroom die fout alleen sneller en vaker. Opruimen komt eerst.